Politique de traitement des données personnelles

1. Dispositions générales

1.1. La présente Politique de FILIPCHIK STUDIOS, société à responsabilité limitée, relative au traitement des données personnelles (la « Politique ») a été élaborée en application de la loi fédérale n° 152-FZ « Sur les données personnelles » du 27 juillet 2006 (la « Loi sur les données personnelles ») afin de protéger les droits et libertés des personnes lors du traitement de leurs données, y compris le droit à la vie privée et au secret personnel et familial.

1.2. La Politique définit les notions de base, les finalités, méthodes et modalités de traitement et de protection des données, les catégories de personnes et de données traitées, les opérations effectuées, les droits et obligations de l’Opérateur et des personnes concernées, le traitement des demandes et la responsabilité en cas de manquement.

1.3. La Politique s’applique à toutes les données personnelles traitées par FILIPCHIK STUDIOS LLC (l’« Opérateur »).

1.4. La présente Politique est publiée en libre accès sur le site de l’Opérateur.

2. Termes et abréviations

Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (personne concernée).

Données personnelles autorisées par la personne concernée pour diffusion : données auxquelles la personne concernée a donné accès à un nombre illimité de personnes par son consentement.

Opérateur de données personnelles (Opérateur) : organisme public ou municipal, personne morale ou physique qui, seul ou avec d’autres, organise et/ou effectue le traitement des données et en détermine les finalités, les données traitées et les opérations effectuées.

Traitement des données personnelles : toute opération ou ensemble d’opérations sur des données personnelles, automatisé ou non, notamment :

la collecte ;
l’enregistrement ;
la structuration ;
l’accumulation ;
la conservation ;
la rectification (mise à jour, modification) ;
l’extraction ;
l’utilisation ;
la transmission (communication, accès) ;
la diffusion ;
l’anonymisation ;
le verrouillage ;
l’effacement ;
la destruction.

Traitement automatisé : traitement des données au moyen d’outils informatiques.

Communication des données : actions visant à divulguer des données à une personne ou à un groupe déterminé.

Diffusion des données : actions visant à divulguer des données à un groupe indéterminé de personnes.

Verrouillage des données : suspension temporaire du traitement (sauf si nécessaire pour rectifier les données).

Destruction des données : actions rendant impossible la restauration du contenu des données dans le système d’information et/ou détruisant leurs supports physiques.

Anonymisation des données : actions rendant impossible, sans information supplémentaire, l’attribution des données à une personne précise.

Système d’information de données personnelles (SIDP) : ensemble des données contenues dans des bases de données et des technologies et moyens techniques permettant leur traitement.

Transfert transfrontalier : transmission de données personnelles vers le territoire d’un État étranger, à une autorité, une personne physique ou morale étrangère.

Protection des données personnelles : activité visant à prévenir les fuites de données protégées et les accès ou interventions non autorisés ou involontaires.

3. Modalités et conditions de traitement et de conservation des données

3.1. L’Opérateur traite les données personnelles conformément à la législation de la Fédération de Russie.

3.2. Les données sont traitées avec le consentement des personnes concernées et, sans celui-ci, dans les cas prévus par la loi russe.

3.3. Le consentement au traitement de données autorisées pour diffusion est donné séparément des autres consentements.

3.4. Ce consentement peut être donné à l’Opérateur :

directement ;
via le système d’information de l’autorité chargée de la protection des droits des personnes concernées.

3.5. L’Opérateur effectue un traitement automatisé et non automatisé des données.

3.6. Seuls les salariés de l’Opérateur dont les fonctions l’exigent traitent des données personnelles.

3.7. Les données sont traitées par :

leur obtention orale ou écrite directement avec le consentement de la personne concernée ;
leur saisie dans les registres et systèmes d’information de l’Opérateur ;
d’autres méthodes de traitement.

3.8. Les données ne sont ni divulguées à des tiers ni diffusées sans le consentement de la personne concernée, sauf disposition contraire de la loi fédérale.

3.9. Les données sont transmises aux organes d’enquête, au Service fédéral des impôts, au Fonds social et aux autres autorités et organismes habilités conformément à la loi russe.

3.10. L’Opérateur prend les mesures juridiques, organisationnelles et techniques nécessaires pour protéger les données contre tout accès illicite ou accidentel, destruction, modification, verrouillage, diffusion et autres actions non autorisées, notamment :

il identifie les menaces pour la sécurité des données lors du traitement ;
il adopte des règlements internes et autres documents sur le traitement et la protection des données ;
il désigne des responsables de la sécurité des données dans ses services et systèmes ;
il crée les conditions nécessaires au travail avec les données ;
il tient un registre des documents contenant des données personnelles ;
il organise le travail avec les systèmes d’information traitant des données ;
il conserve les données dans des conditions garantissant leur sécurité et empêchant tout accès illicite ;
il forme les salariés qui traitent des données personnelles.

3.11. L’Opérateur conserve les données sous une forme permettant d’identifier la personne concernée uniquement pendant la durée exigée par les finalités du traitement, sauf durée fixée par la loi fédérale, un contrat ou un accord.

3.12. Lors de la collecte, y compris sur internet, l’Opérateur enregistre, structure, accumule, conserve, rectifie et extrait les données des citoyens russes dans des bases situées en Fédération de Russie, sauf dans les cas prévus par la Loi sur les données personnelles.

3.13. Finalités du traitement.

3.13.1. Seules les données correspondant aux finalités du traitement sont traitées.

3.13.2. L’Opérateur traite les données personnelles aux fins suivantes :

respect de la Constitution, des lois fédérales et des autres textes de la Fédération de Russie ;
exercice de son activité conformément aux statuts de FILIPCHIK STUDIOS LLC ;
gestion administrative du personnel ;
accompagnement des salariés dans leur emploi ;
recrutement et sélection de candidats ;
affiliation des salariés au régime obligatoire d’assurance retraite ;
préparation et transmission des déclarations requises aux autorités ;
relations de droit civil ;
comptabilité et fiscalité.

3.14. Les données des salariés ne peuvent être traitées que pour assurer le respect des lois et règlements.

3.15. Catégories de personnes concernées. L’Opérateur traite les données :

des personnes employées par FILIPCHIK STUDIOS LLC ;
des personnes ayant quitté FILIPCHIK STUDIOS LLC ;
des candidats à un emploi ;
des utilisateurs du site de l’Opérateur ;
des cocontractants de l’Opérateur (personnes physiques) liés par contrat ou relation de droit civil avec FILIPCHIK STUDIOS LLC, ou de leurs représentants ;
des représentants ou salariés des cocontractants de l’Opérateur (personnes morales).

3.16. Données personnelles traitées par l’Opérateur :

données obtenues dans le cadre des relations de travail ;
données obtenues pour la sélection des candidats ;
données obtenues dans le cadre des relations de droit civil ;
données fournies par les utilisateurs du site de l’Opérateur.

Selon la finalité, les données traitées peuvent comprendre : nom complet (y compris noms antérieurs) ; date et lieu de naissance ; nationalité ; données de la pièce d’identité ; adresse d’enregistrement et de résidence ; téléphones et autres coordonnées ; numéro d’assurance retraite ; numéro fiscal ; données d’assurance maladie obligatoire ; coordonnées bancaires pour le versement des salaires et prestations ; données des actes de naissance et de mariage ; situation familiale conformément à la loi russe ; parcours professionnel ; données militaires ; formation, reconversion et qualifications ; diplômes universitaires ; langues ; données du contrat de travail ; séjours à l’étranger ; casier judiciaire des candidats lorsque la loi fédérale l’exige ; habilitations de sécurité ; distinctions ; aptitude médicale ; congés ; lieu de travail et poste ; adresse e-mail professionnelle ; données biométriques sous forme de photos et vidéos ; données anonymisées des visiteurs du site, y compris les cookies issus des services d’analyse web ; et autres données dans les cas prévus par la loi fédérale.

3.17. Conservation des données.

3.17.1. Les données peuvent être reçues, traitées et conservées sur papier et sous forme électronique.

3.17.2. Les données sur papier sont conservées dans des armoires ou locaux fermant à clé et d’accès restreint.

3.17.3. Les données traitées de manière automatisée pour des finalités différentes sont conservées dans des dossiers distincts.

3.17.4. Il est interdit de stocker des documents contenant des données personnelles dans des répertoires électroniques ouverts (services de partage de fichiers) du SIDP.

3.17.5. Les données permettant d’identifier la personne concernée ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités du traitement et sont détruites une fois celles-ci atteintes ou devenues inutiles.

3.18. Destruction des données.

3.18.1. Les données sont détruites lorsque les finalités du traitement sont atteintes, en cas de retrait du consentement, à la demande de la personne concernée ou d’autres personnes selon la loi, ou en cas de traitement illicite.

3.18.2. Les documents (supports) contenant des données personnelles sont détruits par incinération ou broyage. Un destructeur de documents peut être utilisé pour le papier.

3.18.3. Les données sur supports électroniques sont détruites par effacement ou formatage du support.

4. Protection des données personnelles

4.1. Conformément à la réglementation, l’Opérateur dispose d’un système de protection des données personnelles.

4.2. Les principales mesures de protection de l’Opérateur peuvent comprendre :

4.2.1. La désignation d’un responsable du traitement qui organise le traitement, la formation et le contrôle interne du respect des exigences de protection.

4.2.2. L’identification des menaces actuelles pour la sécurité des données dans le SIDP et l’élaboration de mesures de protection.

4.2.3. L’élaboration d’une politique de traitement des données personnelles.

4.2.4. La définition de règles d’accès aux données du SIDP et l’enregistrement de toutes les opérations effectuées.

4.2.5. L’utilisation d’outils de sécurité ayant fait l’objet d’une évaluation de conformité.

4.2.6. Un logiciel antivirus certifié aux bases régulièrement mises à jour.

4.2.7. Le maintien de conditions garantissant la sécurité des données et empêchant tout accès non autorisé.

4.2.8. La détection des accès non autorisés et la prise de mesures.

4.2.9. La restauration des données modifiées ou détruites à la suite d’un accès non autorisé.

5. Droits de la personne concernée et obligations de l’Opérateur

5.1. Droits de la personne concernée

5.1.1. La personne concernée a le droit d’accéder à ses données et aux informations suivantes :

la confirmation que l’Opérateur traite ses données personnelles ;
le fondement juridique et les finalités du traitement ;
les finalités et méthodes de traitement utilisées par l’Opérateur ;
le nom et l’adresse de l’Opérateur et les informations sur les personnes (hors salariés) ayant accès aux données ou auxquelles elles peuvent être communiquées en vertu d’un contrat ou de la loi fédérale ;
les durées de traitement, y compris de conservation ;
les modalités d’exercice des droits prévus par la Loi sur les données personnelles ;
le nom et l’adresse de la personne traitant les données pour le compte de l’Opérateur, le cas échéant ;
les autres informations prévues par la Loi sur les données personnelles ou d’autres lois fédérales.

5.1.2. La personne concernée a le droit de s’adresser à l’Opérateur et de lui adresser des demandes.

5.1.3. La personne concernée a le droit de contester les actions ou omissions de l’Opérateur.

5.1.4. La personne concernée a le droit de retirer son consentement au traitement des données personnelles.

5.2. Obligations de l’Opérateur

L’Opérateur doit :

informer sur le traitement lors de la collecte des données ;
informer la personne concernée si les données n’ont pas été obtenues auprès d’elle ;
expliquer les conséquences d’un refus de fournir des données ;
publier ou rendre librement accessible sa politique de traitement des données et les informations sur les mesures de protection appliquées ;
prendre les mesures juridiques, organisationnelles et techniques nécessaires pour protéger les données contre tout accès illicite ou accidentel, destruction, modification, verrouillage, copie, communication, diffusion et autres actions illicites ;
répondre aux demandes des personnes concernées, de leurs représentants et de l’autorité de protection des données ;
remplir les autres obligations de la Loi sur les données personnelles.

6. Mise à jour, rectification, suppression et destruction des données ; réponse aux demandes d’accès

6.1. La confirmation du traitement, son fondement juridique et ses finalités, ainsi que les autres informations visées à la partie 7 de l’article 14 de la Loi sur les données personnelles, sont fournis à la personne concernée ou à son représentant sur demande. Les données d’autres personnes n’y figurent pas, sauf fondement légal à leur divulgation.

La demande doit contenir le numéro de la pièce d’identité de la personne concernée ou de son représentant, sa date de délivrance et l’autorité émettrice ; des informations confirmant la relation avec l’Opérateur (numéro et date du contrat ou autres informations) ou attestant autrement que l’Opérateur traite ses données ; et la signature de la personne concernée ou de son représentant. Elle peut être envoyée sous forme de document électronique signé électroniquement conformément à la loi russe.

Si la demande ne contient pas toutes les informations requises ou si la personne n’a pas de droit d’accès, un refus motivé lui est adressé. Le droit d’accès peut être limité dans les cas expressément prévus par la Loi sur les données personnelles.

6.2. En cas de traitement illicite constaté à la demande de la personne concernée, de son représentant ou de l’autorité compétente, l’Opérateur verrouille les données traitées illicitement pendant la vérification. En cas de données inexactes, il les verrouille pendant la vérification, à condition que cela ne porte pas atteinte aux droits et intérêts légitimes de la personne concernée ou de tiers.

6.3. Si l’inexactitude est confirmée, l’Opérateur rectifie les données dans un délai de sept jours ouvrés à compter de la réception des informations et lève le verrouillage.

6.4. En cas de traitement illicite de sa part, l’Opérateur y met fin dans un délai de trois jours ouvrés. S’il ne peut garantir la licéité du traitement, il détruit les données dans un délai de dix jours ouvrés et en informe la personne concernée ou son représentant et, si la demande émanait de l’autorité compétente, cette autorité également.

6.5. Lorsque les finalités du traitement sont atteintes ou que le consentement est retiré, les données sont détruites, sauf si :

un contrat auquel la personne concernée est partie, bénéficiaire ou garante en dispose autrement ;
l’Opérateur est autorisé à traiter les données sans consentement pour des motifs prévus par la Loi sur les données personnelles ou d’autres lois fédérales ;
un autre accord entre l’Opérateur et la personne concernée en dispose autrement.

7. Dispositions finales

7.1. La responsabilité en cas de violation de la législation russe et des règles de FILIPCHIK STUDIOS LLC en matière de données personnelles est déterminée conformément à la législation russe.

7.2. La présente Politique entre en vigueur dès son approbation et reste valable pour une durée indéterminée ou jusqu’à l’adoption d’une nouvelle Politique.

7.3. En cas de modification de la législation russe, la Politique s’applique dans la mesure où elle n’y est pas contraire, jusqu’à sa mise en conformité.

7.4. L’Opérateur fixe, modifie et abroge les conditions de la présente Politique unilatéralement et sans préavis aux personnes concernées.

Directeur général de FILIPCHIK STUDIOS LLC A. O. Filipchik